Ferretería El Carpintero vende en mostrador y despacha desde bodega. Como en casi todo el rubro, entre esas dos cosas había papel.
El desafío
La nota de venta se emitía en RANDOM ERP, se imprimía y alguien la llevaba a bodega. A partir de ahí el pedido salía del sistema: nadie en la tienda podía responder con certeza en qué estado iba, cuánto faltaba, ni si ya se había preparado.
El cliente esperaba de pie sin información. Los bodegueros dependían de que les llegara el papel. Y el proceso era estrictamente secuencial: primero se pagaba, después se preparaba.
El dato que no existía en ninguna parte era el más importante: cuánto demora realmente un pedido desde que se vende hasta que se entrega.
La solución
Integramos RANDOM ERP con ERP-PRIA para que las notas de venta viajen solas al piso de bodega.
Cuando el vendedor emite la nota en RANDOM, ésta aparece de inmediato en las pantallas instaladas en bodega y en los celulares de los bodegueros, con el detalle de productos y cantidades. Los bodegueros preparan el pedido mientras el cliente está pagando en caja.
Cuando RANDOM emite la boleta o la factura, ERP-PRIA lo detecta y la pantalla cambia de estado: el pedido queda liberado para entregarse en el mesón.
El pago como semáforo
La decisión de diseño que hizo funcionar el sistema fue separar preparar de entregar.
Preparar ocurre apenas se emite la nota de venta, en paralelo con la caja. Entregar exige que el documento tributario esté emitido. Así se gana la velocidad de trabajar en paralelo sin perder el control de la salida de mercadería, que era la objeción evidente al plantear la idea.
En la pantalla no hay ambigüedad posible: si el pedido no está liberado, no sale al mesón.
Qué cambió en la operación
- El pedido se prepara mientras el cliente paga, en vez de después
- Los bodegueros trabajan mirando una cola en pantalla, no papeles sueltos
- El vendedor no camina a bodega ni interrumpe para preguntar en qué va un pedido
- La entrega queda condicionada al documento emitido, sin depender de que alguien revise
- Por primera vez existe el registro de cuánto demora cada etapa
Resultados
El efecto más visible está en el mesón. El cliente ya no espera a que su pedido empiece a prepararse después de pagar: cuando llega a caja, la bodega lleva rato trabajando en él. La atención de público dejó de depender de que alguien caminara con un papel.
El segundo efecto es de costo. La ferretería venía pagando el servicio de un proveedor externo para sostener el sistema anterior. Al quedar el proceso resuelto sobre el ERP que la empresa ya tenía, ese servicio se dio de baja y ese gasto mensual desapareció. No es un ahorro proyectado ni estimado: es una cuenta que dejó de llegar.
Y hay un tercer resultado que no se ve en ninguna cuenta pero cambia la forma de tomar decisiones: por primera vez existe el registro de cuánto demora cada etapa. Antes, la pregunta «¿cuánto se demora un pedido?» solo tenía respuestas de memoria.
De caso a producto
Lo que se construyó para El Carpintero es hoy Mesón-PRIA, un producto que implementamos sobre el ERP que cada empresa ya tenga. El diseño se repite en cualquier operación donde se vende en mostrador y se prepara en bodega.
Si tu bodega todavía funciona con notas impresas, conversemos.